Stadtrat sagt Nein zur Rückkehr zum Stellenplan

Stellungnahme des Stadtrats im Grossen Stadtrat vom 07.03.2017 zum Postulat Walter Hotz, Stellenplan Stadt Schaffhausen: ein Muss! (Nr. 11/2016)

Mit ihrem Postulat vom 23. August 2016 laden Walter Hotz und acht Mitunterzeichnerinnen und Mitunterzeichner den Stadtrat ein, die Wiedereinführung des Stellenplanes in geeigneter Form zum transparenten Nachvollzug und zur Steuerung der Stellenpensen durch den Stadtrat und den Grossen Stadtrat zu prüfen und dem Grossen Stadtrat Bericht zu erstatten.

Der Stadtrat nimmt wie folgt Stellung

Ein kurzer Rückblick zeigt, dass die Steuerung des Personalaufwandes, der grössten Aufwandposition der Stadtrechnung, vom Stadtrat stets ernst genommen und periodisch auf Verbesserungen überprüft worden ist.

Seit dem neuen Personalgesetz vom 3.Mai 2004 (RSS 311.1) erfolgt die Steuerung des Personalaufwandes über die Bewilligung der Lohnsumme durch den Grossen Stadtrat, d.h. nicht mehr über den Stellenplan, denn dieser hatte erhebliche Schwächen. Die massgeblichen Bestimmungen finden sich in Art. 19 Abs. 2 und 3. 

Am 26. Februar 2008 beschloss der Stadtrat im Grundsatz den Ersatz des Stellenplanes durch eine periodische Mitarbeiterstatistik für die Referate und Bereichsleitungen und die Einführung eines Personalkostencontrollings. Diese wurden als tauglichere Instrumente erachtet als der bisherige Stellenplan, für dessen ständige Nachführung etwa 20 Stellenprozente eingesetzt werden mussten.

Mit Beschluss vom 28. April 2009 genehmigte der Stadtrat die quartalsweise Mitarbeiterstatistik als Ersatz für den Stellenplan und mit SRB vom 9. Juni 2009 das Controllinginstrument "Entwicklung Besoldungen", welches seither viermal jährlich erstellt wird. 

In der Stadtverfassung vom 25.September 2011 (RSS 100.1, Art. 44 lit. j) ist festgelegt, dass der Stadtrat abschliessend über die Festlegung der Stellen im Rahmen der vom Grossen Stadtrat bewilligten Lohnsumme entscheidet.

Am 5. Mai 2015 verabschiedete der Stadtrat den Prozess "Wiederbesetzung von Stellen" mit Richtlinien für das Stellenbesetzungs- und Austrittsverfahren, wodurch Vorgaben der politischen Führung für diese Prozesse implementiert wurden. 

Um die auf Stufe Stadtrat noch bestehenden "Schwachstellen" der frühzeitigen Lohn­summen­veränderungen durch unterjährige Stellenanpassungen erkennen und beeinflussen zu können, bevor Stellen geschaffen oder Pensen verändert werden, wurden im vergangenen Jahr im Stadtrat verschiedene Instrumente diskutiert. Eine Rückkehr zu einem Stellenplan erachtete er aber als nicht sinnvoll.

An seinen Sitzungen vom 19. Januar 2016 und 22. März 2016 beschloss der Stadtrat aber diverse Ergänzungen zur weiteren Verbesserung der unterjährigen und damit frühzeitigen Steuerung der Lohnsumme. Sie ermöglichen ihm stufengerecht relevante Stellen- bzw. Lohn­summenentwicklungen zu erkennen, strategische Aspekte zu berücksichtigen und rechtzeitig zu entscheiden. Diese Verbesserungen bringen zwar auch einen gewissen administrativen Aufwand, erfolgen aber durch Ergänzungen resp. Verbesserungen von bereits bei den Finanzen, im Controlling und beim Personaldienst bestehenden Instrumenten. Diese Ergänzungen betreffen

  1. detailliertere Informationen für die Budgetverantwortlichen zu den monatlichen Besoldungsbuchungen im Abfragesystem
  2. bei der Budgetierung umfassende Informationen für den Stadtrat zum aktuellen Bestand und geplanten Besoldungs- und Pensenveränderungen, sowohl Zu- wie Abnahmen
  3. bessere Kommentierung bei der jährlichen Prognose
  4. Erweiterung der Stadtratsanträge bei Lohnsummenveränderungen.

Ein Stadtratsbeschluss ist zwingend erforderlich bei

  • einer neuen Stelle
  • Vertragsänderung von befristet auf unbefristet
  • ausserordentlichen Lohnerhöhungen (befristet und unbefristet)

Ein Stadtratsbeschluss ist notwendig, wenn die Lohnsummenveränderung im aktuellen Jahr als auch in den darauffolgenden Jahren 5% übersteigt.
Beispiele können sein:

  • Wiederbesetzung in einer höheren Lohnbandposition
  • Veränderungen bestehender Anstellungen z.B. Lohnbanderhöhung aufgrund Funktionsanpassungen
  • Erhöhung Pensum
  • Zeitlich befristete Anstellung.

Eine Analyse der Sachgruppe Verwaltungs- und Betriebspersonal, für welche bis 2008 teilweise ein Stellenplan bestand, hat für den Durchschnitt der letzten sieben Jahre mit Stellenplan (2002 - 2008) und die letzten sieben Jahre ohne Stellenplan (2009 - 2015) gezeigt, dass die Abweichungen von Rechnung zu Budget in den Jahren mit Stellenplan höher waren als in den Jahren ohne:

  • die Abweichung der Rechnung zum Budget: Ø - 1 % (höchste -3.3% / +1.7%) zu - 0.3 % (höchste -1.1% / +0.6%)
  • jährliche Veränderung des Aufwandes: Ø 2,1% zu 1.7% (ohne Integration Spitex).

Aus den Auswirkungen auf die städtischen Finanzen lässt sich also kein Handlungsbedarf für eine Rückkehr zu einem Stellenplan ableiten.

Wesentlich entscheidender für die Abweichungen resp. Veränderungen beim Personalaufwand waren in den vergangenen Jahren organisatorische Entscheide und die Übernahme neuer Aufgaben. Dazu zählten z.B. die Integration der Spitex in die Stadtverwaltung (2012) oder die Umnutzung des Alterszentrums Steig (2015).

Die Wiedereinführung eines Stellenplans wäre mit erheblichen zusätzlichen Kosten verbun­den, weil die Personalinformationssoftware Xpert.Line erweitert werden müsste, damit die Stellen erfasst und geplant werden könnten. Zudem fiele die laufende Datenaktualisierung der erweiterten Software spürbar ins Gewicht. Dabei ist zu berücksichtigen, dass die Stadt eine relativ hohe Personalfluktuationsrate von rund 13 % zu bewältigen hat. Hinzu kommen noch die diversen unterjährigen und untermonatigen Pensenmutationen, die ebenfalls erfasst werden müssten.

Mit dem Stellenplan wurden in der Vergangenheit die Stellenprozente gesteuert, aber nicht die Besoldungskosten eines Bereiches, denn ein Stellenplan sagt noch nichts aus über die Lohnhöhe einer Stelle, geschweige denn über die Nachfolgekosten. Daher hatte auch der Stellenplan in der Vergangenheit Probleme verursacht und Raum für Diskussionen geboten. Unter dem Regime des Stellenplans wurden die Stellen durch die Verwaltung tendenziell 1:1 wiederbesetzt, aus Angst davor, die nicht besetzten Stellenprozente im Stellenplan zu verlieren. Das hat sich nicht positiv auf organisatorische Entwicklung der Verwaltung ausgewirkt. Mit dem Wegfall des Stellenplans hin zur Steuerung des Personalaufwandes über die Bewilligung der Lohnsumme durch den Grossen Stadtrat hat sich dieses Verhalten zum Positiven verändert. Auch deshalb wäre es falsch, die heutige, optimierte Steuerung wieder durch den überholten Stellenplan zu ersetzen.

Bei einer Wiedereinführung des Stellenplans müsste dieser für die ganze Stadt Schaffhausen gelten, inkl. Werke und Betriebe. Da die Stadt Schaffhausen sehr vielseitige Aufgaben zu erfüllen hat und die Anspruchsgruppen zum Teil sehr unterschiedlich sind, erweisen sich folglich auch die Anforderungen an Stellen und die Veränderungen von Stellen sehr unterschiedlich. Dadurch würde es sehr anspruchsvoll, ein solches Instrument, das sich nicht für alle Bereiche eignet, sinnvoll umzusetzen.

Zudem würden sich schwierige Fragestellungen ergeben, wie z.B. welche Stellen wären von einem möglichen Stellenplan betroffen?

Die Stadt verfügt über sehr viele unterschiedliche Anstellungsarten, wie

  • nach öffentlich-rechtlichem Rech
  • nach Obligationenrecht
  • im Stundenlohn (bei dem z.T. kein fixes Pensum hinterlegt ist)
  • im Monatslohn
  • befristet
  • unbefristet etc..

Weil nicht sämtliche Anstellungen sinnvoll in einem Stellenplan abgebildet werden können, käme es zwangsläufig zu Ungleichbehandlungen von einzelnen Bereichen und zu einem Mehraufwand durch das Führen mehrerer Steuerungsinstrumente. Dadurch würde die Transparenz eher verschlechtert als erhöht. Zudem weiss man aus den Erfahrungen der Vergangenheit, dass diese komplexe Situation zu Umgehungen über eine parallel dazu geführte Stellenpoolbuchhaltung oder über die Anstellung in nicht erfassten Personalkategorien geführt hat. 

Die fehlende Flexibilität des abgeschafften Stellenplans hat sich auf mehreren Ebenen negativ ausgewirkt, wie z.B. beim Handling von Krankheitsfällen. Hier sind die aktuellen Instrumente viel flexibler und ermöglichen kurzfristige Reaktionsmöglichkeiten mit einem verantwortbaren Aufwand und ohne, dass die Arbeit liegen bleibt, was vor allem bei den 24-Stunden Betrieben wichtig ist. Dasselbe gilt für Langzeitausfälle, Schwangerschaften oder langanhaltende Winterdienste.

Schlussfolgerung des Stadtrates 

Mit dem aktuell bestehenden, in den letzten Monaten massgeblich verbesserten Instrumen­tarium sind die Ziele des Postulates bereits erfüllt.

  • Die Transparenz und Steuerungsmöglichkeit für den Stadtrat zu Stellenpensen und Veränderungen besteht im Rahmen der Budgetierung, Prognose und wenn nötig durch separate Stadtratsanträge. Für den Grossen Stadtrat besteht sie durch Kommentierungen und Antworten auf GPK-Fragen bei Jahresrechnung und Budget.
  • Der notwendige Handlungsspielraum für Stellenbesetzungen ist vorhanden und durch das neue System findet keine Diskriminierung von älteren Arbeitnehmenden statt.
  • Der administrative Aufwand ist begrenzt. Für die Verbesserungen konnten bestehende Instrumente wie Workflows genutzt werden. Es mussten keine zusätzlichen Instrumente, wie es der Stellenplan wäre, eingeführt werden.
  • Gemäss Stadtverfassung und Personalgesetz ist die Rechtmässigkeit resp. Verfassungskompatibilität der aktuellen Regelung gewährleistet.

Selbstverständlich werden Ergebnisse und Erfahrungen mit den initiierten Verbesserungen gesammelt. Bei Bedarf erfolgen, im Sinne der Kultur der stetigen Verbesserung, die notwendigen Anpassungen. Der Stadtrat weiss hier um seine Verantwortung und nimmt diese auch wahr. Er hat dafür in der Vergangenheit, wie ausgeführt, den Tatbeweis erbracht und immer wieder mitgeholfen, die Transparenz zu verbessern. Dazu gehört auch das Aufführen der Pensenanpassungen in der Budgetbotschaft per Budget 2017 (Ziff. 3.1.4.3 Personelle Veränderungen, S. 14). In diesem Lichte muss auch eine geplante Anpassung im Verwaltungsbericht gesehen werden: Der Stadtrat wird im Verwaltungsbericht 2016 neu nicht mehr nur den IST-Zustand beim Personalbestand, sondern - analog zum Kanton (vgl. sein Verwaltungsbericht 2015, S. 109 f.) - auch den Vergleich zum Vorjahr aufführen

Eine Rückkehr zum Stellenplan erachtet der Stadtrat hingegen nicht als sinnvoll und zielführend. Die Erfahrungen und Anforderungen an dieses Instrument zeigen, dass damit ein hoher bürokratischer Aufwand und Zusatzkosten verbunden wären, welche weder zu einem Mehrwert noch zu einem Erkenntnisgewinn bei der Steuerung des Personalaufwands führen würden. Das stünde auch in Widerspruch zu einem Ziel dieses Postulates "Begrenzung des administrativen Aufwandes".

Müsste der Stellenplan auch durch den Grossen Stadtrat genehmigt werden, was die Postulenten bewusst offen lassen, wäre auch eine Anpassung der Stadtverfassung notwendig.

Aus all diesen Gründen beantragt Ihnen der Stadtrat daher die Ablehnung des Postulats.

 

 


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