Schlanke Verwaltung dank optimierter Prozesse

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Als Vizepräsident des e-Gov Kernteams begrüsse ich Sie ganz herzlich zum zweiten eGov-Day 2013, dem sechsten insgesamt.

Sie werden sich fragen, warum dieses Mal ich hier vorne stehe und nicht unsere Präsidentin Rosmarie Widmer Gysel. Das hat vor allem mit dem Thema des heutigen Anlasses zu tun. Er steht unter dem Titel "Schlanke Verwaltung dank optimierten Prozessen". Dieses Thema hat der Stadtrat im Sommer für die Mitarbeiter-Beurteilung und Zielvereinbarung 2013/14 für unsere rund 1'400 städtischen Mitarbeitenden gewählt. Bei uns läuft das unter dem Titel "Stetige Verbesserung dank schlanker Prozesse". Betroffen sind vor allem wichtige Kernprozesse und bereichsübergreifende Prozesse. Wir haben uns bei dieser Zielvorgabe auf die Legislaturschwerpunkte des Stadtrats 2013 - 16 abgestützt. Dort heisst es unter Ziff. 7.4: "Die Stadt hat eine moderne bürgerfreundliche Verwaltung mit schlanken Strukturen und Prozessen." Prozessoptimierung zum Gegenstand der Zielvereinbarungen bei den Mitarbeiter-Qualifikationen zu machen, ist die konsequente Fortsetzung unserer Systematisierten Leistungsanalyse SLA, mit der wir seit 2011 einen Prozess der permanenten Verbesserung angestossen haben.

In Zeiten knapper Ressourcen und ständig steigender Anforderungen an die Leistungserbringung der öffentlichen Hand sind wir auf kommunaler wie kantonaler Ebene dringend auf Effizienzsteigerungen durch möglichst optimierte Prozesse angewiesen.

Wie erreichen wir nun eine solche Verbesserung unserer Geschäftsprozesse? Bevor wir optimieren können, müssen wir unsere Prozesse kennen. Wir müssen wissen, wer, was, wann, wie und womit macht. Wir müssen die Prozesse systematisch erfassen, analysieren und einheitlich beschreiben. Ein Prozessmanagement bildet nicht nur die Grundlage für ein Qualitätsmanagement, sondern eben auch für eine elektronische Abwicklung von Geschäftsprozessen, für das eGovernment.   Damit schliesst sich der Kreis und es wird klar, weshalb wir dieses Thema am heutigen eGov-Day ins Zentrum stellen.

Ich komme zu unserem heutigen Programm:
Den Anfang macht Elke Brucker-Kley, diplomierte Informationswissenschaftlerin und Leiterin des BPM Research Lab am Institut für Wirtschaftsinformatik der Zürcher Hochschulen für angewandte Wissenschaften. In ihrer Keynote spricht sie über Chancen und Nutzen eines Geschäftsprozessmanagement. Ich gehe davon aus, dass hier Chancen und Nutzen auf der Seite der Leistungserbringer wie auch auf der Seite der Leistungsempfänger gemeint sind. Wir lassen uns überraschen.

Nach diesem Inputreferat wird uns Titus Fleck, Ressortleiter KSD Application- und eGov-Services, ein Update über die aktuelle eGov-Roadmap von Kanton und Stadt präsentieren.

Anhand von zwei Beispielen wird dann aufgezeigt, wie Prozesse in der Praxis optimiert werden können.
Stefan Zahler
, Projektleiter beim kant. Personalamt wird uns den per 01.01.2014 gültigen elektronischen Spesenprozess beim Kanton vorstellen.
Andrea Monterosso
, Abteilungsleiterin Spitex Region SH sowie Yvonne Ziegler, Spitex-Teamleitern Niklausen, werden mit einem Vergleich "Spitex heute - Spitex morgen" dokumentieren, wie die Spitex Region SH ab 2014 mittels elektronischer Hilfsmittel ihre Prozesse vereinfacht und optimiert.

Nach der Pause, die von 15.15. - 15.45 Uhr dauern wird, beschäftigen wir uns damit, wie Prozesse eGov-tauglich gemacht werden können, resp. was es dazu braucht. Am wichtigsten ist wohl eine gemeinsame Sprache, eine Standardisierung, welche die elektronische Zusammenarbeit zwischen Behörden und von Behörden mit Privaten, Unternehmen und Organisationen erleichtert. Diesem Thema widmet sich Markus Fischer, Vorstandsmitglied Verein eCH Schweiz. Seine Ausführungen stehen unter dem Titel "eCH-Prozessaustausch­plattform für Kantone und Gemeinden".

Uns ist es wichtig, darauf hinzuweisen, dass es nicht die Informatik ist, die als Treiberin für unsere Anstrengungen zugunsten von Prozessoptimierungen wirkt, sondern die Notwendigkeit, die Qualität und Effizienz unserer Leistungserbringung stetig zu verbessern. Die Informatik kann uns vor allem darin unterstützen, Prozesse systematisch zu erfassen und einheitlich darzustellen.
Die KSD ist beim Prozessmanagement der übrigen Verwaltung bereits einen Schritt voraus. Die ISO-Zertifizierung 20'001 wäre ohne Prozessmanagement nicht möglich gewesen.
Beat Kobler
, Ressortleiter Service Center, hat in der KSD bei der Implementierung des Prozessmanagements massgeblich mitgearbeitet und ist bei diesem Thema ein ausgewiesener Experte. Er wird uns nicht nur über das Prozessmanagement bei der KSD berichten, sondern auch aufzeigen, mit welchen Informatik-Werkzeugen Prozesse visualisiert werden können und wo wir da heute in Schaffhausen stehen.

Abgeschlossen wird die heutige Veranstaltung mit einer Fragerunde, die durch den Kommunikationsexperten Patrick Stoll moderiert wird. Alle Referenten werden hierzu nochmals auf die Bühne kommen. Bitte versuchen Sie also, sich Ihre Fragen, die sich aus den Referaten ergeben, bis zur Fragerunde zu merken. Ganz zum Schluss wird dann auch noch unsere Präsidentin Rosmarie Widmer Gysel das Wort an Sie richten und die Verabschiedung übernehmen.

Sie sehen, es hat sich also gelohnt, heute wieder in die Kammgarn zu kommen!
Bevor ich der ersten Referentin das Wort weitergebe, möchte ich mich bedanken.
Ein erster Dank gehört Ihnen allen für Ihr Kommen und dafür, dass Sie die Erkenntnisse, die Sie heute gewinnen werden, in ihren Departementen, Bereichen, Abteilungen und Dienststellen umsetzen werden.
Bedanken möchte ich mich bei allen Referenten für Ihre Bereitschaft, uns heute wichtige Inputs für diese anspruchsvolle Aufgabe mit auf den Weg zu geben.
Zu guter Letzt danke ich auch meinen Kolleginnen und Kollegen vom eGov-Kernteam sowie den Mitarbeitenden der KSD - insbesondere Titus Fleck als Hauptverantwortlichen - für ihren engagierten und wertvollen Einsatz bei der Vorbereitung dieses Anlasses.


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